23Önemli: Mektupta ilk etki çok önemlidir. İlk cümleye başlamak zordur. İlk cümleyi herkes okur, ilgilenir;

23Önemli:
Mektupta ilk etki çok önemlidir. İlk cümleye başlamak zordur. İlk cümleyi herkes okur, ilgilenir; fakat bu cümle etkisizce arkasını getirmeyebilir. Okuyucu mektubu açınca kafasından geçen ilk soru şudur: Acaba bu mektup ne hakkındadır? Bu neden ilk cümle bu soruya cevap vermelidir. Mesela; şimdi bahar geldi artık tatil için plan yapmanın zamanıdır diyeceğimize; güzel bir tatil geçirmek arzumuzun gerçekleşmesine yardımcı olacağını sandığımız kampımızın özelliklerini aşağıda bilgilerinize sunarız demek daha etkili olur. Açıklamaların bulunduğu kısımda ise aktif cümleler kullanmak, pasif cümle kullanmaktan daha etkilidir. Örneğin; satışlar hakkındaki özel raporunuz alınmıştır diyecek yerde, satışlar hakkındaki özel raporunuzu aldık demek, daha etkilidir. Edilgen cümleler şu hallerde kullanılır: Monotonluğa düşmenin önlenmesi; yazarın işi yapanı bilmemesi, işi yapanın önemli olamaması, işi yapanın açıklanmak istenmemesi. Bitiriş kısmında bazı hususlara dikkat edilir. Mektubu okuyucuyu harekete geçirecek ondan istediğimizi belirtecek bir cümleyle bitiririz. Eğer mektup biraz uzun ya da teknik ise ve herşey açıklanmış, istenmiş bulunuyorsa son kısım özetleme için yazılabilir. Artık yeni bir fikir ileri sürülmez; açıklama yapılmaz.